Os encontros reuniram secretarias diretamente envolvidas no carnaval, além de órgãos de segurança pública e instituições essenciais para o funcionamento da cidade durante o período festivo. Participaram representantes da Associação de Blocos e Atividades Carnavalescas de Cabo Frio (Abaccaf), veículos de imprensa, Polícia Militar, e outras pastas da administração municipal.
