Projeto RJ DOC moderniza a Imprensa Oficial do RJ

Tomando como referência os trabalhos espetaculares das Imprensas Oficiais de Pernambuco e Bahia, a Imprensa Oficial do Estado do Rio de Janeiro, IOERJ, entrou no mercado de gestão documental com o projeto RJ DOC, que oferece serviços de digitalização, guarda e logística de documentos para órgãos públicos e empresas privadas.

Segundo a Vice-Presidente da Associação Brasileira de Imprensas Oficiais, Patricia Damasceno, a ideia do projeto veio do sucesso nos estados do nordeste e da identificação da necessidade por espaço nas Secretarias do Rio.

"A ideia de ampliar nosso rol de serviços com a gestão documental veio dos casos de sucesso das Imprensas Oficiais de Pernambuco e Bahia, que se tornaram referência nesse segmento dentro da esfera estadual. Eles nos receberam algumas vezes e forneceram todas as informações que precisávamos para a elaboração do nosso Estudo Técnico e Termo de Referência, uma vez que o Estatuto da Imprensa Oficial do Estado do Rio de Janeiro prevê a prestação do serviço de gestão documental. Pesquisamos o mercado e identificamos a necessidade de algumas secretarias de Estado na liberação de espaços físicos, digitalização de documentos e indexação de acervo. Como vice-presidente da Abio (Associação Brasileira das Imprensas Oficiais), atesto que hoje o papel desses órgãos é muito maior do que a publicação do Diário Oficial", explicou Patricia.

A organização e automatização da busca dos arquivos físicos propiciam a otimização dos espaços, a redução de custos e a celeridade no fluxo de trabalho.

"A escolha nome "RJ DOC" foi feita pelos próprios funcionários da Imprensa Oficial. Fizemos uma votação interna e essa foi a marca escolhida, que representa bem a gestão de documentos dentro do Estado do Rio de Janeiro", concluiu.

Visando oficializar um "Estado Digital", o serviço foi implantado com base no rigor normativo das empresas públicas e está sendo operacionalizado por uma equipe técnica, com know how no segmento de gestão documental, incluindo arquivistas e bibliotecários.

No momento, a Imprensa está concluindo as tratativas com potenciais clientes gestores e realiza vistorias técnicas preliminares com entrega de relatórios.

Próxima etapa

Com a conclusão da primeira etapa, serão realizadas consultorias detalhadas, incluindo levantamento de inventário, cálculo de volumetria, organização de documentos, observando seu estado de conservação e, por fim, a apresentação de um laudo com tabela de temporalidade e indicação para digitalização, guarda, restauração ou até mesmo descarte, observadas as normas legais. Tudo isso visando a escolha de maior qualidade e economia para entregar o processo de digitalização.

Para Patricia Damasceno, essa modernização será fundamental para trazer mais economia e segurança para os clientes, que contarão com um serviço de qualidade para suas necessidades de armazenamento.

"A Gestão Documental da Imprensa Oficial do Estado do Rio de Janeiro já é uma realidade, fruto de uma pesquisa profunda com embasamento legal. Vamos atender às necessidades de órgãos públicos e demandas de empresas privadas promovendo a guarda, digitalização, indexação, além do gerenciamento dos documentos. Nossos clientes podem contar com uma infraestrutura segura e tecnologicamente preparada para armazenar seus arquivos com eficiência, agilidade e praticidade. Com a digitalização, o acervo pode ser totalmente armazenado em nuvem, possibilitando a busca simples e inteligente, com acesso remoto dos usuários, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD", explicou.

Com isso, o documento digitalizado e sua reprodução, em qualquer meio e a sua reprodução, passarão a ter o mesmo valor probatório do original para todos os fins, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado. O gestor poderá localizar e acessar remotamente os documentos por meio dos modernos softwares do RJ DOC.

A sede da IOERJ, inclusive, já tem o espaço físico organizado e equipado para realizar a guarda, gestão e digitalização documental. Todo o material armazenado receberá um código de localização para poder ser arquivado e indexado por matéria, como: financeira, jurídica, administrativa e outras. Tudo isso para atender às necessidades do contratante.

Novos planos

E a modernização do IOERJ não para por aí. Vários projetos já estão em curso, enquanto outros começarão a ser aplicados em breve, para deixar o trabalho cada vez mais de acordo com os tempos atuais, facilitando a situação para todos.

"Temos aqui na Imprensa Oficial outros serviços que no momento se encontram em expansão e modernização: a Gráfica IOERJ, o Certificado Digital, além, é claro, do nosso carro-chefe, a comercialização do Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro, que, inclusive, vai inaugurar, em poucos dias, mais um ponto de atendimento, a Agência Barra, no Shopping Aerotown, Rio de Janeiro. A Imprensa Oficial também apoia a cultura por meio do Programa Mais Leitura, que participa de eventos por todo o Estado, levando livros novos, de diversos gêneros a preços acessíveis, que variam de R$ 2 a R$ 9, além de atrações para o público de todas as idades. Temos ainda, em nossa sede, a Sala de Cultura Leila Diniz, de portas abertas promovendo diversos eventos culturais gratuitos, como exposições com visita guiada, concertos, teatro, oficinas de arte, encontros literários, lançamento de livros, dança e outros. A revista eletrônica O Prelo é um trabalho feito pela equipe de comunicação da IOERJ com a finalidade de difundir cultura e informação. Como presidente desta empresa que atua a serviço da sociedade, com o compromisso de excelência na prestação de seus serviços e com valor agregado de um patrimônio imaterial riquíssimo, sinto-me motivada a colocar o RJ DOC em um patamar de alta relevância para o nosso Estado", concluiu a Vice-Presidente Patricia Damasceno